Reünie organiseren? Denk hier aan!

Bij het organiseren van een reünie moet er ontzettend veel gebeuren. Ook zijn er zaken waar je misschien niet zo snel over nadenkt wanneer je dit niet dagelijks doet. Als event manager bij De Reüniecommissie heb ik heel veel ervaring opgedaan tijdens de organisatie van reünies en ik deel deze kennis graag met je! Daarom zet ik hier de belangrijkste tips voor jullie op een rijtje om jullie een handje op weg te helpen.

Maak een draaiboek

Handig is om te beginnen met een draaiboek waarin alle actie punten worden verwerkt. Start bij het belangrijkste, het aanvragen van de evenement- en drank en horeca vergunning. Vervolgens kun je beginnen met alle andere actiepunten zoals de muziek, dranken, buffet, kaartverkoop, fotograaf, parkeergelegenheid, verkeersregelaars, brandweer, politie, personeel en niet te vergeten het programma.

Zorg voor een leuk programma

Het programma hebben jullie helemaal zelf in de hand, zorg er echter wel voor dat je een goed verloop hierin hebt en alle lokalen optimaal benut. Het programma ziet er bij ons vaak als volgt uit! We beginnen vaak met een terug in de klasmoment waarbij mensen opnieuw op de foto worden gezet. Vervolgens kan men deelnemen aan het buffet waarna men vervolgens lessen van oud-docenten kan volgen in de klaslokalen. Het programma in de aula is vaak erg verschillend. Je zou kunnen denken aan cabaret, toneel, band, debat, koor en/of muziek quiz. Wij sluiten de dag altijd af met een schoolfeest met DJ.

Stel een commissie samen

Het is handig om binnen de school een commissie met (oud-) docenten samen te stellen die zich bezig houden met het programma en helpen met het verzamelen van beeld materiaal. Leuk is om bijvoorbeeld op de dag zelf een museum in te richten met oude herinneringen. Vooraf leuke filmpjes/ foto's te delen op sociale media.

Maak een strakke planning

Bij het maken van het draaiboek is het belangrijk niets te vergeten. Zorg ervoor dat je de reünie als reünist en organisator van A tot Z in je hoofd doorloopt om zo te voorkomen dat er niets misgaat. Er zijn veel dingen zoals bewegwijzering, munten, polsbandjes, kleding, programma's en nog veel meer waar je in eerste instantie niet aan denkt maar wel geregeld moet worden. Een koekje bij de koffie is simpel maar vergeet niet dat er ook een veganistische optie aanwezig moet zijn bijvoorbeeld. Zelf lopen wij een aantal keer alles van A tot Z door zodat we niets vergeten.

Zorg voor voldoende personeel

Tijdens de reünie moeten veel posities worden bemand. Denk aan de entree voor het scannen van de toegangskaarten, het omdoen van de polsbandjes en de verkoop van munten. Een koffie- en thee buffet moet worden klaargezet en aangevuld en ook achter de bar staat personeel en zullen de dranken moeten worden aangevuld. Er zullen personen zijn die de reünisten opvangen, de weg wijzen en voorzien van een naamsticker. Verder zijn er altijd personen nodig voor de schoonmaak. Tijdens de dag voor het vervangen van de vuilniszakken het aanvullen van toiletpapier etc. Na de dag moet natuurlijk ook alles worden opgeruimd. Vergeet niet dat dit veel tijd kost!

Goede communicatie is het belangrijkst

De communicatie is eigenlijk het sleutelwoord van een goede organisatie. De Gemeente, brandweer, politie, wijkagenten, omwonenden, personeel, reünisten en alle andere betrokkenen moeten op tijd van de juiste informatie worden voorzien en op de hoogte gebracht zodat ze weten wat ze kunnen verwachten en wat er van hen verwacht wordt. Alle communicatie moet hetzelfde zijn waardoor er gaan verwarring kan ontstaan, communiceer dus duidelijk. Ook is het belangrijk dat de reünisten tijdig worden uitgenodigd en weten wanneer ze precies waar worden verwacht tijdens de gehele dag, zorg ervoor dat het programma overal inzichtelijk is.

Bereik zo veel mogelijk mensen!

Een reünie is natuurlijk alleen geslaagd als je zoveel mogelijk oud leerlingen bij elkaar krijgt. Begin daarom op tijd met het verspreiden van het nieuws. Zorg ervoor dat je er alles aan doe om zoveel mogelijk mensen te bereiken. Wil je weten hoe je dit doet? Kijk eens op de volgende pagina waar we hier meer tips over geven.

Nazorg

Vergeet niet dat je ook na de tijd nog veel organisatorische taken hebt. Meteen na het feest zal op opgeruimd en schoongemaakt moeten worden. Overigens zullen de foto's die gemaakt en besteld zijn moeten worden verstuurd. De leveranciers moeten hun spullen terug ontvangen, facturen hiervan moeten worden betaald en ook op de mail beantwoorden gaat nog een hele tijd door.

Heb je vragen naar aanleiding van dit artikel? Of wil je misschien eens kijken of De Reüniecommissie wat voor jullie kan betekenen? We vinden het leuk om wat van je te horen. Laat in dat geval een berichtje achter op de contactpagina!